來源丨領(lǐng)導者管理筆記（ID：GoToLead）
作者丨張三豐真人
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今天的商業(yè)世界比以往任何時候都更加復雜，界限模糊和富有挑戰(zhàn)性。

與此同時，我們一天的時間是有限的。幸運的是，我強烈地意識到，無限延長工作時間來增加產(chǎn)出并不是最明智的做法。相反， 我們應該思考的是如何更有效地工作。

我的許多導師和學員也想更好地理解和學習如何以更有效的方式處理工作任務，從而提高工作效率，這也許并不令人驚訝。

好消息是，有一些非常強大的策略和技巧，每個人都可以應用來提高個人生產(chǎn)力，我將在今天的文章中介紹這些策略和技巧。

01、避免完美主義

許多人努力追求 "完美 "的結(jié)果。壞消息（也是好消息）： 完美主義并不存在于一個不完美的世界 。因此，沒有必要過度分析和過度擔心。

當然，三思而后行是必要的，但你可以從懷疑開始，在前進的過程中不斷改進。只有當你前進時，你才能進步。

02、優(yōu)先處理困難的任務

不給拖延癥任何機會，推遲任務只會導致更復雜的問題 ，因為你會感到內(nèi)疚， 從而 讓消極的想法占據(jù)你的心...... 而這正是你需要立即制定行動計劃并專注于執(zhí)行的時候。

我的一個關(guān)鍵原則是，在早上第一件事就是用最清醒的頭腦去處理最艱巨的任務。

03、拒絕打斷，學會說不

我認識一些人，他們總是第一時間要處理來自同事和其他人的每一封郵件、每一個電話或每一個問題，這樣他們自身的工作計劃就會被打亂。

我也認識一些人， 他們直接或間接地告訴別人，在某些時候和情況下，他們不想被打斷，他們才是能把事情做好的人 。

要有自我規(guī)劃的能力 (例如，專門為自己預定一個會議或安靜的房間；通知別人不要在某些時間打擾你，等等) ，并能確保自己的日程安排不被打亂。 如果有必要，不要害怕對同事甚至是你的直接上司說 "不"。

對于時間敏感和復雜的項目，在家工作是另一種非常有效的策略。

04、做一個積極主動的計劃者

無論你是什么性格類型，為了提高工作效率，你需要提前計劃好你的任務， 并 制定 一個時間表。在前一天晚上 就 安排好第二天的工作。

通常情況下，這就像在你離開辦公室或睡覺前寫一份快速待辦事項清單一樣簡單。 無論哪種方式，在你上床睡覺前記下你的想法、問題等等，這有助于你平靜大腦，讓你感覺更放松。

在工作日， 我建議留出足夠的時間（至少占你總時間的20-30%）來處理不可預見的任務 ，回答電子郵件，電話等。然而，所有這些任務最終可能不會支配你的時間表。

在大多數(shù)情況下，你自己的日常時間表必須為你定下基調(diào)，同時關(guān)閉Outlook的通知等。每天留出3-4個時間段，每個約15-20分鐘，用于檢查和回復電子郵件、電話等。

05、聰明地使用電子郵件

一些關(guān)鍵的技巧。

(一) 如前所述， 每天設置3-4次固定的時間來檢查你的電子郵件 。

(二) 關(guān)閉桌面通知 ，以避免當有新郵件進來時對自己的影響（令人難以置信的是，這對提高你的注意力有很大的幫助）。

(三) 使用“兩分鐘規(guī)則” ，也就是說，如果你能在兩分鐘內(nèi)處理一封郵件，那就這么做。但是，如果需要更多的時間，將電子郵件移動到一個掛起的文件夾，以便稍后處理。

(四) 設置電子郵件規(guī)則 ，當電子郵件到達時，自動將其歸類到適當?shù)奈募A中（例如，確保所有收到的電子郵件都自動歸類，并與它們所鏈接的項目相關(guān)聯(lián)）。

06、使用計劃表和跟蹤器來確保適當?shù)墓ぷ?/strong>

管理你的各種任務或項目（例如，與Microsoft Outlook任務或OneNote一起使用）。它作為日常概述非常有效，因為你可以一目了然地得到截止日期、任務描述、優(yōu)先級等。

如果你和你的團隊希望將的時間承諾和項目管理技能提高到一個新的水平，你可能需要嘗試花更多的時間來保持這項工作。

例如，使用一個更復雜的工具，如Toggl。另一個幫助你確保跟蹤你正在做的事情的優(yōu)秀工具是Rescue Time，它可以讓你清楚地知道你在哪些日常任務上花費了多少時間，從而幫助你明智地安排你的時間。

07、巧妙地管理會議

會議是職場中最耗時的事情之一。然而，盡管我們喜歡抱怨 "無用 "會議的數(shù)量，但我們?nèi)匀徊患偎妓鞯仡A訂和參加這些會議。

我不喜歡例行會議等等。相反， 我盡量遵守這些會議規(guī)則：

會議時間不超過一小時的會議

與會參加者不超過8人的會議

不舉行沒有議程或會議記錄的會議

不超過5個議題的會議。

這對你是否也有用？

08、停止多任務處理

誠然，在一個完美的世界里（我們現(xiàn)在知道它并不存在），我們喜歡做一個又一個任務。

最新的神經(jīng)科學研究表明，在有限的框架內(nèi)進行多任務處理是可以容忍的，而 過多的同時進行任務處理往往會導致壓力，甚至會損害大腦。

09、精益管理

首先，保持辦公桌的整潔 ：只 保留你的 個人電腦或筆記本電腦、手機，也許還有一兩件與個人有關(guān)的物品（如你的家庭照片等）；最多使用兩個抽屜來放最重要和最必要的東西；每天清理你的辦公桌，保持干凈整潔。

第二，創(chuàng)建一個高效的、簡單的、每天都使用的歸檔系統(tǒng) ，不要偷懶。

做出快速而直接的決定：(一)采取行動;(二)存檔(如需在兩周內(nèi)使用);(三)扔掉(以每天80%或以上的垃圾量為目標)。使用筆記本電腦或PC機記錄所有的筆記。

第三，組織信息 。在一個以信息爆炸為特征的數(shù)字世界里，我們最好根據(jù)信息的相關(guān)性和價值來仔細選擇信息來源。因此，你可能想退訂某些通訊，只集中閱讀3-5個新聞來源，要求提供RSS訂閱，并將媒體和新聞消費限制在每天最多30分鐘；設定合理的界限有助于避免思維混亂；閱讀更多關(guān)于如何組織你的生活。

10、尊重你的生理規(guī)律

我們?nèi)祟惿鷣砭褪侵芷谛缘厮X和醒來的(晝夜節(jié)律模式)。各種研究表明， 當我們的內(nèi)部周期與外部世界的周期保持良好同步時，我們的身體和心理機能會達到最佳狀態(tài)。

如果我們打亂了睡眠和醒來的模式，我們會感到不舒服。

最重要的是，如果你是一個早起的人(早起的鳥兒)或一個晚睡的人(夜貓子)，也就是說，一個只有在白天(或晚上)才能達到最佳表現(xiàn)的人，你應該相應地規(guī)劃你的一天計劃。

11、縮短你的工作時間

這包括兩個方面。

(一) 將你的工作任務分解成較小的、可消化的時間段，一次一個步驟。

(二) 每90分鐘安排10-15分鐘的休息來提高注意力(為什么不在你的午休時間 出去走走呢 ?)

規(guī)則：永遠不要在你的工作場所或在你的桌面或筆記本電腦前吃午餐。你既不能享受你的午餐，也不能專注于手頭的工作。

12、設定現(xiàn)實的目標并適當?shù)鬲剟钭约?/strong>

我強烈建議使用一個聰明的公式來設定目標—— 目標要符合以下標準：具體的、可衡量的、可實現(xiàn)的、相關(guān)的和有時限的。

設定一個時間表，告訴別人你承諾的時間點，因為他們一起會讓你負責。

另外，每當你達到一個目標或最后期限時，給自己一個獎勵。無論是和朋友 共進晚餐 、看電影，還是買一本新書， 給自己一個獎勵，讓自己繼續(xù)努力。這將對你的工作或項目產(chǎn)生更積極的影響，而且非常符合人類的本性。

13、健康飲食

雖然食物被認為是為身體提供能量的一種方式，但研究已經(jīng)提供了令人興奮的證據(jù)， 證明飲食因素對維持甚至發(fā)展心智功能的特定分子系統(tǒng)和機制的影響。

例如， 富含omega-3脂肪酸的飲食因其對人類大腦的保護作用 而受到贊賞。相比之下， 單糖和那些在垃圾食品中發(fā)現(xiàn)的成分是不健康的，只能提供快速爆發(fā)的能量，但對較長的工作時間沒有好處。

14、定期鍛煉

研究人員發(fā)現(xiàn)， 體育活動，甚至是散步，都能以直接和間接的方式幫助記憶和思考。

運動的好處直接來自于它能夠減少胰島素抵抗，減少炎癥，并刺激生長因子的釋放--大腦中的化學物質(zhì)影響腦細胞的健康，大腦中新血管的生長，甚至新腦細胞的豐富和生存。間接而言，運動可以改善情緒、睡眠、注意力，并減少壓力和焦慮。

15、足夠的睡眠

充足的睡眠對于實現(xiàn)高水平的工作效率是極其重要的。在這方面，你也不應該在睡 覺 前一兩個小時使用你的筆記本電腦或智能手機（ 規(guī)則：永遠不要讓它們和你一起在床上 ?。?。

避免這樣做的兩個主要原因是：

(一) 它將使你的頭腦沉浸在你剛剛獲得的最新信息和數(shù)據(jù)中。

(二) 屏幕發(fā)出的短波藍光會妨礙睡眠，刺激褪黑激素的產(chǎn)生。因此， 你會感到清醒，不那么困倦。

最好通過做一些運動，散步，或放松地洗個熱水澡來為自己 準備一個良好的 ，安靜的夜晚做好準備。同時，讓自己在白天多曬太陽 （例如，走出辦公室?。?這將 改善 你晚上的睡眠質(zhì)量（同時，改善你白天的情緒和警覺性）。

16、做你喜歡做的事，熱愛你所做的事

確保你每周留出10到15分鐘的時間，檢查你的日?；顒雍兔恐艿臅r間表，看看它是否總是與你的總體目標相一致。如果不是，就調(diào)整你的時間表，重新思考你在生活中真正想要實現(xiàn)的目標。

最后的思考

在工作中富有成效僅僅是生活的一個方面。 為了過上充實的生活，還有其他重要的領(lǐng)域需要得到充分和定期的關(guān)注：社會領(lǐng)域（家庭、朋友、認可），健康領(lǐng)域（運動、放松、飲食、幸福和健身），以及精神領(lǐng)域（宗教、愛情、哲學）。

變得更有效率是一項自我管理和對自己負責的工作，你可以，也必須積極地組織和過好你的生活，因為沒有人可以替你做這些。

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