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拒絕內(nèi)卷!只需5步,教你如何有效開(kāi)會(huì)

2022-04-11

來(lái)源丨領(lǐng)導(dǎo)者管理筆記(ID:GoToLead)
作者丨B.金·巴恩斯

 

現(xiàn)在是下午三點(diǎn)鐘,剛剛參加完產(chǎn)品開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)會(huì)議,和大多數(shù)團(tuán)隊(duì)成員在休息室里聊天。

 

“你敢相信小A剛剛竟然會(huì)提出那樣的建議嗎?”

 

“我就知道他會(huì)這樣。他在過(guò)去四次會(huì)議上都是這么建議的?!?/i>

 

“他這次只是為了面子才把建議的名字改了!”

 

“他以為我們還像從前一樣引領(lǐng)潮流嗎??jī)杉腋?jìng)爭(zhēng)對(duì)手至少領(lǐng)先我們?nèi)齻€(gè)產(chǎn)品周期?!?/i>

 

“我真想告訴他,在當(dāng)今市場(chǎng)上,他的這個(gè)想法永遠(yuǎn)都行不通。”

 

“我有一個(gè)更好的想法,但他絕對(duì)不會(huì)聽(tīng)的?!?/i>

 

“那么,會(huì)上為什么沒(méi)有人說(shuō)這些呢?”

 

“還不是因?yàn)樗抢习??!?/i>

 

與此同時(shí),在附近的經(jīng)理辦公室里……

 

“和平常一樣,今天又沒(méi)有人在會(huì)上發(fā)表想法。我猜大家就是想早點(diǎn)散會(huì)?!?/i>

 

“也許我們需要一些不同的人—更有創(chuàng)新性的人?”

 

“我覺(jué)得我們恐怕很難吸引真正的創(chuàng)新者。這里的文化似乎更適合那些中規(guī)中矩的人。”

 

如果你覺(jué)得這些對(duì)話(huà)聽(tīng)起來(lái)十分耳熟,那么你并不是個(gè)例。我們經(jīng)常會(huì)遇到在會(huì)上不明確表態(tài)的,但是喜歡在會(huì)后“開(kāi)小會(huì)”的人。其實(shí)這樣并不利于企業(yè)發(fā)展,但這些“小會(huì)”中的想法也不一定都是壞事。需要做的就是消除這種“會(huì)后會(huì)”,讓員工在會(huì)議上真正的討論真實(shí)的想法和感受。

 

那么,如何消除呢?Barnes&Conti公司首席執(zhí)行官B.金·巴恩斯在新著中引入“建設(shè)性辯論”的概念以消除這一問(wèn)題。

 

    什么是建設(shè)性辯論?

 

無(wú)論是用于比喻還是在現(xiàn)實(shí)世界中,構(gòu)建更好的想法都應(yīng)該是一項(xiàng)建設(shè)性的活動(dòng)。“建設(shè)性”一詞意味著積極和富有成效。“辯論”一詞有時(shí)隱含分歧和反對(duì),但也暗示著一個(gè)旨在達(dá)成明確共識(shí)或決定的理性過(guò)程。這兩個(gè)詞組合在一起,表達(dá)了一種通過(guò)深入且有活力的思考,來(lái)構(gòu)建強(qiáng)有力觀(guān)點(diǎn)的行動(dòng)方式。

 

1.辯論與討論

 

為什么我們把這一過(guò)程和技能稱(chēng)為辯論,而不是討論或?qū)υ?huà)?討論是以做決定或交換意見(jiàn)為目的而進(jìn)行的交流活動(dòng)。對(duì)話(huà)是以理解問(wèn)題為目的而進(jìn)行的交流活動(dòng)。

 

辯論則表示就某一話(huà)題存在分歧或不同意見(jiàn)。不論辯論形式是非正式的還是正式的(遵循一套具體的規(guī)則),辯論都是一種討論,在這種討論中,有爭(zhēng)議的觀(guān)點(diǎn)能夠得到表達(dá)和回應(yīng)。

 

辯論是一種交流形式,而不是一場(chǎng)由法官判決勝負(fù)的正式活動(dòng),其重點(diǎn)往往在于破壞對(duì)方的立場(chǎng),而非構(gòu)造一個(gè)好論點(diǎn)。辯論雙方通過(guò)唇槍舌劍的激烈交流有可能可以解決某個(gè)問(wèn)題或讓組織獲益,但也可能無(wú)法解決問(wèn)題或無(wú)法讓組織獲益。

 

通常情況下,當(dāng)非正式辯論的重點(diǎn)是讓對(duì)方出錯(cuò)時(shí),激發(fā)的是對(duì)方的防御行為而非有效行為。這樣的辯論會(huì)讓那些持有不同(或許是創(chuàng)新的)觀(guān)點(diǎn)的人和不喜歡打嘴仗的人望而卻步。

 

2.建設(shè)性辯論

 

相較于一般意義上的辯論,建設(shè)性辯論涵蓋開(kāi)放的交流和思想火花的碰撞,并在一定程度上能夠促成創(chuàng)新的、高質(zhì)量的決策,廣泛的參與以及既積極又富有成效的關(guān)系。在組織中,人們常常帶著先入之見(jiàn)(甚至是固有成見(jiàn))來(lái)到會(huì)議桌前。

 

在討論的一開(kāi)始,我們絕少能夠帶著全然開(kāi)放的、能令我們以完全公正的方式討論主題的心態(tài)。然而,在理想狀態(tài)下,我們可以設(shè)置一套準(zhǔn)則和流程,幫助我們將個(gè)人喜好暫時(shí)擱置,使得再特別的想法也能被真正聽(tīng)到。

 

建設(shè)性辯論是一種交流方式,這種方式有如下特點(diǎn)。

 

理性的而非感性的。

 

基于事實(shí)和邏輯,而非觀(guān)念和信仰。

 

互動(dòng)式而非順序式。

 

專(zhuān)注于將有價(jià)值的想法“擺到臺(tái)面上”進(jìn)行討論,然后進(jìn)行試驗(yàn)、開(kāi)發(fā)和改進(jìn)。

 

(1)建設(shè)性辯論的標(biāo)準(zhǔn)

 

建設(shè)性辯論不論看上去、聽(tīng)起來(lái)還是感覺(jué)上都與一場(chǎng)專(zhuān)注于指責(zé)和“高人一等”的爭(zhēng)論截然不同。建設(shè)性辯論比正式的辯論更強(qiáng)調(diào)協(xié)作性,因?yàn)檎睫q論的目的是壓倒對(duì)方以獲勝。在建設(shè)性辯論中:

 

每位參與者都能相對(duì)容易地表達(dá)觀(guān)點(diǎn)。

 

廣泛的意見(jiàn)和想法都能得到表達(dá),被加以考慮。

 

討論和辯論的重點(diǎn)在于想法本身,而非動(dòng)機(jī)、個(gè)性或歷史。

 

參與者以非防御性的方式請(qǐng)求和接收意見(jiàn)反饋。

 

參與者在彼此想法的基礎(chǔ)上共創(chuàng)。

 

參與者會(huì)挑戰(zhàn)自己和他人的思維方式。

 

各種想法都能得到充分探索,足以保證后續(xù)縮小選擇范圍,并做出決定。

 

(2)需要建設(shè)性辯論的情景

 

許多日常問(wèn)題可以參照先例解決(就好比“我們不需要重新發(fā)明輪子”),或以一種特事特辦的方式處理(“今天我要嘗試一下這種方法”)。

 

在處理對(duì)團(tuán)隊(duì)或組織成功至關(guān)重要的問(wèn)題,尤其是涉及創(chuàng)新或變革時(shí),采用建設(shè)性辯論可以大大提高取得積極成果的可能性。

 

要想創(chuàng)新和變革,就需要對(duì)非同尋常甚至不受歡迎的想法進(jìn)行仔細(xì)查問(wèn),而建設(shè)性辯論恰恰為我們提供了這樣一個(gè)機(jī)會(huì),讓我們能敞開(kāi)心扉接受更多可能性,從而構(gòu)建更好的想法和決策。在正式的辯論賽中,是由第三方—辯論裁判—判定誰(shuí)是“贏家”。

 

而在關(guān)乎實(shí)際問(wèn)題或機(jī)會(huì)的建設(shè)性辯論中,團(tuán)隊(duì)本身會(huì)根據(jù)準(zhǔn)則做出決策,或者根據(jù)建設(shè)性辯論中的互動(dòng)結(jié)果給出建議。值得一提的是,并非做出所有的決策都需要使用建設(shè)性辯論。

 

以下幾類(lèi)問(wèn)題通過(guò)建設(shè)性辯論來(lái)解決會(huì)更有效:

 

當(dāng)問(wèn)題沒(méi)有“教科書(shū)式標(biāo)準(zhǔn)答案”或唯一的正確答案時(shí)。

 

當(dāng)(團(tuán)隊(duì))認(rèn)同批判性思維時(shí):不僅針對(duì)觀(guān)點(diǎn),在對(duì)事實(shí)和邏輯的探討中同樣如此。

 

當(dāng)你的目的是產(chǎn)生與重要戰(zhàn)略目標(biāo)相關(guān)的想法時(shí)。

 

當(dāng)你發(fā)現(xiàn)政治壓力或“群體思維”可能導(dǎo)致不太理想的決策時(shí)。

 

如果能定期實(shí)踐建設(shè)性辯論,并有支持它的文化和流程,你肯定能擁有更好的想法、更佳的決策、更廣泛的協(xié)作和參與度、更成功的創(chuàng)新舉措、對(duì)決策更廣泛的承諾以及更少的意料之外的負(fù)面結(jié)果。

 

    建設(shè)性辯論的技能是什么?

 

要掌握建設(shè)性辯論的技能,不僅需要某種自覺(jué)自愿的“有意為之”,而且該過(guò)程也需要在某種“結(jié)構(gòu)”下展開(kāi),而非隨心所欲。

 

雖然這些技能相對(duì)簡(jiǎn)單易學(xué),但這并不意味著在最需要它們的情況下我們能自然而然地使用它們。

 

要想能熟練運(yùn)用這些技能并不容易,既需要人們有積極的意愿,又需要人們保持自律。在支持和鼓勵(lì)建設(shè)性辯論的文化或環(huán)境中,這些技能更有可能得到鍛煉。

 

任何旨在促成一個(gè)妥善決策的過(guò)程都需要包含探詢(xún)和宣傳。探詢(xún)是為了征集想法、建議和方案。宣傳是為了推廣具體決定。這兩個(gè)過(guò)程對(duì)于建立更好、更有力的想法和做出妥善的決策都是必不可少的。為了使我們能夠以建設(shè)性和富有成效的方式進(jìn)行辯論,我們需要在以下四個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域發(fā)展技能。

 

表達(dá)觀(guān)點(diǎn):提出一個(gè)建議或提案,并輔以相應(yīng)的理由或?qū)嵗?。(宣傳?/i>

 

鼓勵(lì)參與:鼓勵(lì)同事參與討論,借助他們的思維,檢驗(yàn)自己的想法。(探詢(xún))

 

探尋見(jiàn)解:以協(xié)作和互動(dòng)的方式來(lái)檢驗(yàn)和完善觀(guān)點(diǎn)。(探詢(xún)和宣傳)

 

挑戰(zhàn)立場(chǎng):解決可能導(dǎo)致決策困難的潛在問(wèn)題。(探詢(xún)和宣傳)

 

在每個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域中都有三種技能,如圖例所示。

 

 

    想要得到更好想法,還需踐行建設(shè)性辯論

 

如前所述,每天都會(huì)有一些想法在員工的腦海中盤(pán)旋,在不經(jīng)意間從你組織的若實(shí)若虛的大門(mén)溜走,永遠(yuǎn)不會(huì)為你所用。其中有些想法很普通,有些想法雖不起眼卻實(shí)用,有些想法甚至可能是突破性解決方案的“種子”。

 

不論這些想法是繼續(xù)停留在員工的腦海中,還是飛向了另一個(gè)組織,它們都不可能幫助你實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)術(shù)或戰(zhàn)略目標(biāo)。更可怕的是一旦你的員工持保留意見(jiàn),不愿在如何改進(jìn)那些應(yīng)當(dāng)獲得推進(jìn)的想法上花時(shí)間,二流的建議就會(huì)被推進(jìn)。

 

作為一名正式或非正式的領(lǐng)導(dǎo)者,抑或是擔(dān)任這一角色的業(yè)務(wù)伙伴,你現(xiàn)在有機(jī)會(huì)來(lái)改變現(xiàn)狀。

 

1.變革公式

 

在多年的咨詢(xún)工作中,戴維·格萊歇爾公式的變式幫助人們思考如何促使變革的發(fā)生。公式是這樣的:

 

(D×V×S)>R+C

 

D = 對(duì)現(xiàn)狀不滿(mǎn)(Dissatisfaction)

 

V = 未來(lái)的愿景(Vision)

 

S = 變革所需的支持(Support)

 

R = 變革遇到的阻力(與風(fēng)險(xiǎn)和成本有關(guān))(Resistance)

 

C = 變革(Change)

 

格萊歇爾的洞見(jiàn)是,當(dāng)某種特定組合情況出現(xiàn)時(shí),人和組織都會(huì)有自愿改變的傾向。即他們必須對(duì)現(xiàn)狀足夠不滿(mǎn),必須對(duì)未來(lái)的另一種狀態(tài)極度憧憬,同時(shí)他們必須擁有一種信念:有助于他們做出改變的支持唾手可得。

 

這種組合必須足夠強(qiáng)大才能克服特定變革的阻力。如果這三項(xiàng)因素中的任何一項(xiàng)缺位,乘積就會(huì)是零,那么人們是不太可能選擇加入變革的。

 

如果你想引領(lǐng)組織走向一種文化,一種支持建設(shè)性辯論以創(chuàng)建強(qiáng)有力想法(那些能促使你的公司或組織成功創(chuàng)新的想法)的文化,你可以采取格萊歇爾的洞見(jiàn)。

 

你甚至可以(盡管這看起來(lái)似乎有悖常理)設(shè)法增加員工對(duì)現(xiàn)狀的不滿(mǎn)程度。你可以通過(guò)提供反面依據(jù)來(lái)做到這一點(diǎn),例如,展示銷(xiāo)售數(shù)據(jù)下滑或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的市場(chǎng)份額增加的例子,或者來(lái)自某個(gè)重要客戶(hù)的負(fù)面反饋。你可以與他人分享或鼓勵(lì)他人參與制定另一種成功愿景。

 

你可以為所需的變革設(shè)計(jì)支持系統(tǒng),如培訓(xùn)、教練或咨詢(xún)?cè)D氵€可以采取行動(dòng),減輕或降低變革中固有的成本和風(fēng)險(xiǎn),從而減小阻力。

 

創(chuàng)造、支持和延續(xù)一種文化——一種使好的想法變成偉大的想法,把平庸的想法排除在外的文化,這需要日積月累和力出一孔的行動(dòng)。

 

建立這樣一種文化需要關(guān)注規(guī)范、價(jià)值觀(guān)、禁忌、儀式和組織的神話(huà)。這將意味著對(duì)可能阻礙或妨礙想法開(kāi)放、包容、雙向交流的系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)和流程進(jìn)行嚴(yán)格的審查。通過(guò)關(guān)注神經(jīng)科學(xué)家和行為經(jīng)濟(jì)學(xué)家的工作,你將對(duì)我們?nèi)祟?lèi)的決策方式有更深入的見(jiàn)解。

 

你需要審視自己和他人的領(lǐng)導(dǎo)力行為,然后試著消除那些領(lǐng)導(dǎo)力“抽搐癥”,如發(fā)送無(wú)意圖的信息,讓員工激情不再、委曲求全甚至擔(dān)驚受怕的行為。

 

而你也需要發(fā)展出更重要的技能來(lái)促進(jìn)開(kāi)放、活躍的建設(shè)性辯論。這里有幾個(gè)原則需要牢記。

 

2.建設(shè)性辯論的原則

 

制定和執(zhí)行規(guī)范,以支持討論和公開(kāi)交流有爭(zhēng)議的問(wèn)題。

 

更多想法會(huì)帶來(lái)更好的想法;避免尋找“唯一正確答案”。

 

平衡創(chuàng)造力和批判性思維;鼓勵(lì)對(duì)創(chuàng)新的偏愛(ài)。

 

在會(huì)議室門(mén)口簽到時(shí),檢查你的頭銜和既得利益—領(lǐng)導(dǎo)者不要輕易流露你的想法和意見(jiàn)。

 

平衡宣傳和探詢(xún)—認(rèn)清自己在對(duì)話(huà)中的位置,然后有意識(shí)地做出選擇。

 

保持開(kāi)放的心態(tài)—愿意挑戰(zhàn)自己和他人的假設(shè)。

 

尋求并引導(dǎo)反饋,得到反饋后不防御、不辯解、不責(zé)備,傾聽(tīng)并說(shuō)“謝謝!”

 

用好奇心代替防衛(wèi)心。

 

將團(tuán)隊(duì)精力集中在想法上,而不是提出想法的人身上。

 

帶著好奇心,以盟友心態(tài)傾聽(tīng)所有的新想法;避免成為下意識(shí)的批評(píng)家或粉絲。

 

用“鼓勵(lì)參與”和“探尋見(jiàn)解”的技能應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。

 

經(jīng)常沿著“推論階梯”向下移動(dòng),并對(duì)任何有為或不為保持警惕,以免未經(jīng)權(quán)衡或不被懷疑的想法走向決策和行動(dòng)。

 

這些看起來(lái)可能讓你覺(jué)得很麻煩,當(dāng)一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)的任何部分發(fā)生改變時(shí),這個(gè)系統(tǒng)既會(huì)抵制也會(huì)響應(yīng)這些改變。最容易發(fā)生改變的人就是你自己,所以從你最有影響力的地方開(kāi)始,小處著手,通過(guò)你的以身作則和倡導(dǎo),為更宏大的改變貢獻(xiàn)一份力。

 

3.勇氣

 

直言不諱和暢所欲言都需要勇氣——當(dāng)一個(gè)人的想法是創(chuàng)新的,異于“普遍認(rèn)知”的,或者可能威脅到現(xiàn)狀的時(shí)候,他表達(dá)時(shí)就更需要勇氣。

 

有勇氣不僅僅是一種性格特征,它也是對(duì)環(huán)境的一種反應(yīng)。

 

我們對(duì)周?chē)娜撕拖到y(tǒng)的信任度越高,就越愿意冒明智之險(xiǎn),相信別人會(huì)“在背摔時(shí)接住我們”。我們都會(huì)從同事們的支持中獲得勇氣,也會(huì)從一套支持好奇心、質(zhì)疑和挑戰(zhàn)假設(shè)的規(guī)范及原則中獲得勇氣。擺脫了恐懼和恫嚇的環(huán)境,才是孕育創(chuàng)造力、革新、聰明的冒險(xiǎn)行為、積極成長(zhǎng)和變革的土壤。

 

4.合作

 

鼓勵(lì)和嘉獎(jiǎng)內(nèi)部合作,跨部門(mén)合作的組織會(huì)從多樣性和“初學(xué)者心態(tài)”中獲益。

 

通過(guò)合作,他們可以利用整個(gè)組織現(xiàn)有的各種豐富資源,增強(qiáng)創(chuàng)造性思維和解決問(wèn)題的能力。通過(guò)將人們聚集在一起進(jìn)行建設(shè)性辯論,組織可以建立一種慣例,即征集具有不同背景的人來(lái)評(píng)估和改進(jìn)想法,這一做法能夠確保組織獲得成功。

 

通過(guò)宣布“非我發(fā)明”的態(tài)度為禁忌,人們可以擴(kuò)大新想法得到傾聽(tīng)的可能性。

 

5.突破性的解決方案

 

真正創(chuàng)新的解決方案是一個(gè)嚴(yán)格過(guò)程的產(chǎn)物,這個(gè)過(guò)程包括:尋找重要的未被滿(mǎn)足的需求并產(chǎn)生可供選擇的方案,探索、開(kāi)發(fā)、選擇和塑造最有前景的想法,致力創(chuàng)造最好的想法和實(shí)現(xiàn)這些想法所需的資源,通過(guò)高質(zhì)量的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)合作實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品、服務(wù)、流程或體驗(yàn),以及通過(guò)回顧、學(xué)習(xí)、改善和應(yīng)用新方法來(lái)優(yōu)化想法。

 

在整個(gè)“創(chuàng)新之旅”中,你需要一種深度合作、無(wú)畏創(chuàng)造力、誠(chéng)實(shí)批判的流程和道德觀(guān),這樣你才能實(shí)現(xiàn)真正的突破。

 

我們?cè)诒緯?shū)中討論的實(shí)踐可以幫助實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo);開(kāi)放的、有道德的和非防御性的領(lǐng)導(dǎo)力實(shí)踐是至關(guān)重要的,與此同等重要的是,我們能夠認(rèn)識(shí)到,在當(dāng)今這個(gè)快節(jié)奏和復(fù)雜的世界中,所有人都需要不斷發(fā)展其在討論、辯論、提供反饋和合作方面的技能。

 

辯論可以是建設(shè)性的,分歧可以是合作性的,而沖突也可以是創(chuàng)造性的。

 

與此同時(shí),回到休息室……

 

“這次會(huì)議太不可思議了!”

 

“對(duì)于我們提出的各種可能性,我真是興奮極了!”

 

“我感覺(jué)自己是一個(gè)真正高績(jī)效團(tuán)隊(duì)的一員?;镉?jì)們,你們太有創(chuàng)意了!”

 

“我已經(jīng)迫不及待地想開(kāi)始下一個(gè)挑戰(zhàn)了—我們勢(shì)頭正旺呢!”

 

在不遠(yuǎn)處,經(jīng)理辦公室附近的大廳里……

 

“我就納悶,為什么我從來(lái)沒(méi)意識(shí)到他們是一個(gè)這么偉大、這么有創(chuàng)造力的團(tuán)隊(duì)!就好像我們雇用的是一群完全不同的人—但他們卻一直都在這里!我只是不明白怎樣挖掘他們的思想。我不知道我究竟錯(cuò)過(guò)了多少寶藏。”

 

“不要妄自菲薄——改變自己處理事情的方式需要真正的勇氣。這是團(tuán)隊(duì)成功的關(guān)鍵。我希望你能與其他領(lǐng)導(dǎo)者分享你的經(jīng)驗(yàn)。我想這里的文化應(yīng)該已經(jīng)準(zhǔn)備好迎接變化了?!?/strong>

 

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